Viết thư gửi bản thảo cho nhà xuất bản không chỉ là gửi gắm tác phẩm của mình mà còn là cách để ghi điểm với NXB. Chính vì vậy, bên cạnh viết bản thảo thật hay, nhiều tác giả cũng đầu tư viết một lá thư sao cho ấn tượng, vừa ngắn gọn vừa mang dấu ấn của bạn. Bài viết này, mình chia sẻ vài lưu ý khi gửi bản thảo cho NXB, hy vọng tác phẩm của bạn vượt qua vòng loại để có mặt trên các nhà sách như mơ ước nhé.
Lời chào và xưng hô
– Không biết đối tượng nhận thư, vậy mình sẽ gửi lời chào như thế nào?
– Xưng hô sao cho lịch sự mà vẫn gần gũi?
– Nên xưng “em” hay “tôi”?
Mình tin rằng nhiều bạn tác giả cũng có thắc mắc như vậy. Thông thường, có 2 cách gửi gồm:
– Một đối tượng cụ thể: Ví dụ bạn đã biết chị X hiện đang làm Biên tập viên của NXB Y, lúc này bạn gửi lời chào trực tiếp cộng với chức danh như: “Kính gửi chị X, Biên tập viên nhà xuất bản Y”, “Thân gửi chị Biên tập viên X của nhà xuất bản Y”,…
– Một đối tượng không cụ thể: Ví dụ bạn muốn gửi thư cho nhà xuất bản nhưng không biết ai sẽ là người nhận thư, vì vậy nên viết là: “Kính gửi Bộ phận biên tập nhà xuất bản Y”, “Kính gửi Phòng/Ban biên tập nhà xuất bản Y”,…
Trường hợp nếu bạn là học sinh, sinh viên có thể xưng “em” vì đa số những người hành nghề Biên tập viên về tuổi đời và tuổi nghề đều lớn hơn bạn. Khách hàng mà mình từng có dịp hợp tác trong vai trò biên tập viên sách đã gần 50, vì vậy khi hướng dẫn viết thư cho nhà xuất bản, mình gợi ý chú ấy nên xưng “tôi”. Để tìm hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn xem lại bài viết: Hướng dẫn viết thư “đúng người, đúng thời điểm”.
Trình bày nội dung chính
Thử tượng tượng người nhận thư phải đọc hơn 2, 3 trang giấy để hiểu vấn đề bạn muốn truyền tải, trong khi họ còn hàng trăm công việc cần phải xử lý. Một lá thư lan man dài dòng và nhiều lỗi trình bày là điểm trừ lớn. Do vậy, theo mình, lá thư gửi đến nhà xuất bản cần súc tích, rõ ràng và đi thẳng vào vấn đề.
Một lá thư thường sẽ có các phần:
– Lời chào
– Nội dung chính:
Đầu tiên, bạn giới thiệu sơ lược về bản thân bao gồm tên tuổi, bút danh, năm sinh, quê quán và công việc hiện tại. Cố gắng tóm gọn những gì mình vừa liệt kê trong 2-3 dòng thư bạn nhé. Đừng lo lắng khi nghĩ rằng nhà xuất bản sẽ không đủ thông tin để hiểu về bạn, bởi vì khi bản thảo hấp dẫn thì nhà xuất bản sẽ làm việc trực tiếp với bạn. Lúc này, bạn có rất nhiều thời gian để chia sẻ về bản thân mình.
Tiếp theo, bạn đừng nói về tác phẩm bao gồm chủ đề, thể loại, số lượng từ và tóm tắt nội dung chính. Phần này bạn cố gắng đi thẳng vào vấn đề, chắt lọc những gì tinh túy nhất của tác phẩm để trình bày. Bạn nên trình bày theo kiểu gạch đầu dòng để thông tin được rõ ràng hơn và in đậm/in nghiêng một số từ khóa quan trọng. Lưu ý, không nên lạm dụng in đậm/nghiêng vì dễ làm cho bức thư của bạn rối mắt.
– Kết bài: Lời cảm ơn và nhắn nhủ để được phản hồi nhé.
Chữ ký cuối thư
Nếu thường xuyên làm việc qua email thì bạn nên cài đặt phần chữ ký cuối thư. Đây là những thông tin quan trọng để người nhận dễ dàng liên hệ lại với bạn khi cần. Hơn nữa, chữ ký email còn là cách để gây ấn tượng với người nhận. Bản thân mình làm trong lĩnh vực Content Marketing và chấp bút sách, chữ ký còn đóng vai trò như một tấm danh thiếp online cho phép mình quảng bá thương hiệu cá nhân với người nhận.
Thông thường, chữ ký email sẽ có thông tin:
– Họ và tên đầy đủ
– Chức danh công việc
– Thông tin liên hệ bao gồm tài khoản mạng xã hội, website, email và số điện thoại
– Logo và hình ảnh: Đây là yếu tố không bắt buộc, tuy nhiên nếu có logo hay hình ảnh thu nhỏ trong phần chữ ký sẽ giúp khách hàng nhớ về bạn nhiều hơn.
Đọc thêm:
Các loại chi phí xuất bản sách mà bạn cần biết để tự xuất bản sách
7 lý do khiến cuốn sách của bạn bán chạy hơn – dành cho tác giả tự xuất bản
Mình đã bán cuốn sách đầu tiên như thế nào? (Kinh nghiệm bán sách tự xuất bản)
Quy trình tự xuất bản sách từ A đến Z – Để bạn hoàn thành giấc mơ trở thành tác giả sách
Tệp đính kèm
Nhiều bạn gửi thư cho nhà xuất bản, trình bày nội dung chuyên nghiệp và chỉn chu nhưng lại quên đính kèm file bản thảo, vì vậy trước khi nhấn nút “Gửi”, bạn cần xem xét lại toàn bộ thư nhé.
– Nên đính kèm file Word (file bản thảo), một số tác giả còn cẩn thận đính kèm file PDF trong trường hợp bản Word bị lỗi thì vẫn còn file PDF thay thế.
– Nên hoàn thiện bản thảo trước khi gửi, để nhà xuất bản nắm được nội dung, thông điệp chính của tác phẩm bạn. Nhiều bạn lo lắng gửi 100% bản thảo thì có bị lộ bản quyền không, thì thực tế mỗi ngày nhà xuất bản nhận được rất nhiều tác phẩm; và nhà xuất bản là đơn vị uy tín nên bạn không cần quá lo lắng. Nếu bạn chỉ gửi một nửa hoặc một phần nhỏ bản thảo thì nhà xuất bản không đủ căn cứ để đánh giá tác phẩm đó.
– Trường hợp bạn chưa hoàn thành xong, có thể gửi một nửa hay một phần ba bản thảo đã viết cho nhà xuất bản và chia sẻ với họ về định hướng tiếp theo của bạn. Một số tác giả mình quen đã làm cách này và nhận được phản hồi, góp ý của nhà xuất bản để tiếp tục hoàn thành tác phẩm.
– Bản thảo nên trình bày rõ ràng, font chữ dễ đọc như Arial hoặc font truyền thong Time New Roman; size chữ nên to rõ, cỡ 13 hoặc 14. Đặc biệt bản thảo và email cần tránh mắc lỗi chính tả hay lỗi đánh máy nhé.
Nên làm Book Proposal
Book Proposal hay còn gọi Bản đề xuất là một tài liệu trình bày tất cả những nghiên cứu của bạn về tác phẩm và chủ đề mà tác phẩm đang truyền tải nhằm kêu gọi NXB hay đơn vị phát hành sách đầu tư (bỏ tiền mua bản quyền) cho tác phẩm của mình.
Khi gửi thư cho nhà xuất bản, bạn không nhất thiết phải làm Book Proposal vì điều này không bắt buộc. Tuy nhiên, dựa trên trải nghiệm biên tập sách cho nhiều tác giả và hỗ trợ hàng chục tác giả gửi bản thảo, mình nhận ra rằng một Bản đề xuất sẽ giúp tác phẩm của bạn có cơ hội được bước qua vòng tiếp theo: được trao đổi với nhà xuất bản và mua bản quyền.
Để làm Book Proposal đòi hỏi bạn cần có sự nghiên cứu đầu tư kỹ lưỡng. Hiện nay các ứng dụng Powerpoint, Google Slide hoặc Canva đều hỗ trợ làm bản đề xuất, tuy nhiên bạn cần lưu ý về hình thức trình bày (thẩm mỹ) và nội dung (nghiên cứu sâu sắc). Nếu bạn chưa biết cách làm Book Proposal, có thể đặt lịch tư vấn có phí 1:1 cùng mình nhé.
Những lưu ý khác
Ngoài những thông tin trên, để gửi thư cho nhà xuất bản, bạn cần lưu ý một số điều sau:
– Tiêu đề email: Nên trình bày ngắn gọn, ví dụ: Bản thảo Tản văn – “Nằm nghe gió thổi sau hè” – Hải Dương” hoặc “Bản thảo sách Tản văn – Hải Dương – 0975.xxx.xxx”,…
– Email chuyên nghiệp: Những email như cogaimeviet@gmail.com (cô gái mê viết) hay langtugio@gmail.com (lãng tử gió) đều không đủ nghiêm túc, chuyên nghiệp để gửi thư cho NXB, khách hàng hay đối tác. Do vậy bạn cân nhắc đổi thành những email nghiêm túc hơn nhé.
Mình mong rằng qua bài viết này, bạn có thêm dũng cảm và tự tin để gửi thư cho nhà xuất bản. Hành trình trở thành tác giả, được cầm trên tay “đứa con tinh thần” của mình gian nan nhưng đầy ý nghĩa, chúc cho mọi ước muốn về cuốn sách đầu tay của bạn được vẹn tròn.
