Khi chia sẻ về xuất thân học trường Báo, nhiều bạn sẽ nghĩ rằng mình có lợi thế về viết hoặc có sẵn nền tảng về viết, vậy nên bắt đầu dễ dàng hơn. Thực tế, mình đã làm trái ngành sau khi tốt nghiệp và quãng thời gian 2 năm dịch bệnh đầy khó khăn sau đó. Nghĩa là mình mất gần 5 năm không viết hoặc làm các công việc liên quan đến viết. Vậy nên khi trở lại mình cũng bắt đầu từ số 0. Để viết tốt hơn, viết hiệu quả hơn, ngoài việc thực hành hằng ngày, đọc sách nâng cao kiến thức, mình còn sử dụng một số công cụ hỗ trợ. Với mình đây là 5 công cụ không thể thay thế và hỗ trợ mình làm việc tốt khi quản lý một team gần 10 cộng tác viên (CTV).
Google Docs
Ngày nay gần như mình ít thấy việc gửi văn bản bằng Word Document nữa, bởi vì khi gửi bằng tệp này, đồng nghĩa với người nhận sẽ phải tải về để xem. Việc chỉnh sửa trên file khá bất tiện và trong một số tình huống, bạn phải gửi lại cho người khác để kiểm tra nội dung đã sửa.
Trong khi với Google Docs, mọi thứ gần như chỉ còn gói gọn bằng một liên kết (đường link). Google Docs hỗ trợ soạn thảo văn bản, chia sẻ bài viết với người khác và chỉ cần được cấp quyền, bất cứ ai cũng có thể chỉnh sửa trực tiếp trên file. Nhữngnội dung chỉnh sửa được trình bày một cách khoa học, dễ nhìn. Mình cũng thường sửa bài cho CTV hoặc học viên trên Google Docs.
Ngoài ra Google Docs cũng có tính năng phát hiện lỗi chính tả, mặc dù chưa làm việc hiệu quả tuy nhiên theo đánh giá, tính năng này vẫn khá ổn. Nếu như bạn soạn thảo văn bài dài hàng ngàn từ, Google Docs vẫn hỗ trợ tính năng đếm từ, giúp bạn kiểm soát được bài viết có bị vượt quá dung lượng mà khách hàng yêu cầu hay không.
Google Sheets
Dù đây là chương trình bảng tính hỗ trợ cho công việc văn phòng, tuy nhiên mình đã sử dụng Google Sheet để lập kế hoạch nội dung cho website, các kênh mạng xã hội như facebook cá nhân, group Ngày đẹp trời để viết và fanpage My whole life for writing.
Google Sheets là công cụ lập kế hoạch đắc lực của mình trong hơn 2 năm qua. Và nhờ có công cụ đơn giản dễ sử dụng này, mình đã:
– Xuất bản 130+ bài viết trên blog, tương đương 200,000 từ.
– Viết 1000+ bài đăng hằng ngày trên mạng xã hội (trang cá nhân và cộng đồng về viết lách).
Nhờ lập kế hoạch, mình làm việc năng suất hơn, viết hiệu quả hơn, nhanh hơn. Một bản kế hoạch không quá cầu kỳ, màu mè mà chỉ cần đơn giản là đủ.
Mình cũng từng lập kế hoạch xây dựng nội dung trên công cụ Google Sheets này để gửi cho khách hàng. Kết quả nhận được cái gật đầu đồng ý của hơn 20 thương hiệu khác nhau trong 2 năm qua. Thậm chí dự án gần đây mình còn được nhận được lời khen vì trình bày đơn giản, rõ ràng và mạch lạc dù chỉ trình bày trên Google Sheets.
Bên cạnh đó, mình cũng sử dụng Google Sheets để quản lý team CTV. Với những tính năng đã có, mình dễ dàng xem tiến độ công việc của CTV, theo dõi hiệu quả công việc của từng bạn, xem xét tổng thể dự án đã hoàn thành đến đâu, có điều gì cần cải thiện/xử lý.
Đọc thêm:
10 mẹo viết kết bài truyền cảm hứng hành động
Tăng tỷ lệ click bằng 10 cách đặt tiêu đề hấp dẫn
15 ý tưởng viết bài đánh tan nỗi lo không biết viết gì
Tiêu chí đánh giá bài content tốt – checklist dành cho cây viết nội dung
Sticky Notes
Sticky Notes gần như là công cụ nhắc nhở hữu hiệu nhất trong công việc mà mình từng dùng. Công cụ này đặc biệt ở chỗ chỉ cần khởi động máy tính, Sticky Notes cũng sẽ tự động mở ra sau đó.
Như vậy mình chỉ cần liệt kê danh sách công việc cần làm trong ngày hoặc trong tuần/tháng. Và chỉ cần mở laptop, Sticky Notes như một trợ lý nhắc nhở hôm nay mình cần phải làm gì.
Thông thường mình sử dụng Sticky Notes thay cho sổ tay và ghi chú công việc cần làm trong ngày. Sau khi hoàn thành xong mỗi một đầu việc, mình sẽ nhanh chóng xóa đi và cuối ngày sẽ lại lên danh sách cho công việc ngày tiếp theo.
Google Keep
Là một freelance writer nên gần như viết là hoạt động mình làm nhiều nhất trong ngày. Mình có thể viết bất kỳ đâu và trong khoảng thời gian nào, như là viết tại quán cà phê, trong khi ngồi chờ xe buýt,… chỉ bằng ứng dụng ghi chú trong điện thoại.
Ứng dụng mà mình sử dụng có tên là Google Keep và được liên kết với tài khoản gmail, do vậy chỉ cần có các thiết bị kết nối internet, mình dễ dàng biên tập bài viết hoặc đăng trên mạng xã hội nếu muốn. Một điều thú vị là một vài bài viết trong cuốn sách Nằm nghe gió thổi sau hè mà mình xuất bản hồi tháng 7.2023 được viết từ Google Keep.
Dĩ nhiên mình không khuyến khích viết trên điện thoại vì điều này gây hại đến sức khỏe, nhất là mắt và ngón tay. Tuy nhiên có những khi ý tưởng thú vị bất chợt đến mà quên mang sổ, bạn có thể viết nhanh trong ghi chú điện thoại.
Một số ứng dụng ghi chú với giao diện đẹp mắt và dễ sử dụng như Evernote, DayGram hay Writer Plus.
Squibler.io
Mình đã từng sử dụng Squibler.io để luyện viết trong thời gian mới bắt đầu. Squibler.io thú vị ở chỗ công cụ này cho phép bạn cài đặt thời gian viết (3 phút, 5 phút hoặc hơn). Khi bắt đầu, bạn phải viết liên tục vì chỉ cần dừng lại khoảng 3 giây những con chữ đã gõ trước đó đều biến mất.
Squibler.io không chỉ giúp bạn viết nhanh hơn mà còn giúp bạn suy nghĩ nhanh, đồng thời bỏ qua tính cầu toàn khi viết. Lúc này tâm trí của bạn chỉ có nghĩ đến câu tiếp theo mình sẽ viết điều gì và thế là viết ra.
Những công cụ mà mình giới thiệu trong bài viết này có thể rất quen thuộc và bạn đã từng dùng. Thực tế dù là một tác giả sách hay người viết nội dung cho nhiều thương hiệu khác nhau, mình cũng chỉ sử dụng những công cụ miễn phí này. Công cụ chỉ là một phần và điều quan trọng bạn phải xây dựng nội lực từ bên trong: kiên trì và kỷ luật, có như vậy viết mới nhanh hơn, viết hiệu quả hơn.
