Khi chia sẻ về việc hoàn thành 50.000 từ cho dự án chấp bút sách của khách hàng trên mạng xã hội, nhiều bạn hỏi mình làm thế nào để viết được nhiều hơn, nhanh hơn mà vẫn chất lượng, hiệu quả. Để duy trì hiệu suất làm việc suốt nhiều năm qua khi làm tự do, mình thường áp dụng các phương pháp viết sau.
Phương pháp Pomodoro
Nếu theo dõi video viết liên tục trong 60 phút của mình, bạn sẽ thấy mình đã áp dụng phương pháp này để hoàn thành một bài viết cho website, một bài quảng cáo và biên tập một phần bản thảo cho khách hàng.
Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian được sáng tạo bởi Francesco Cirillo. Phương pháp này thú vị ở chỗ khi chia nhỏ thời gian làm việc xen kẽ với khoảng thời gian nghỉ giải lao ngắn (thường là làm việc 25 phút và nghỉ 5 phút), mình viết được nhanh và nhiều hơn.
Tất nhiên mình không áp dụng theo thời gian giống hệt Pomodoro mà sẽ căn chỉnh thời gian dựa theo khối lượng công việc, độ khó của chủ đề viết hoặc là dựa theo khả năng của bản thân.
Để áp dụng phương pháp viết này, bạn thực hiện 5 bước sau:
– Bước 1: Chọn một chủ đề mà bạn muốn viết.
– Bước 2: Đặt hẹn giờ trên điện thoại với khoảng thời gian phù hợp, như mình sẽ đặt 30 phút.
– Bước 3: Ngồi vào bàn và bắt đầu gõ cho đến khi chuông báo vang lên, trong quá trình viết không làm việc riêng để tránh sao nhãng. Lúc này mình sẽ tắt khung chat cũng như tắt một số trình duyệt không cần thiết.
– Bước 4: Khi hoàn thành bài viết, mình sẽ nghỉ ngơi khoảng 5 phút như nghe nhạc, xem một đoạn video ngắn hoặc là đi lòng vòng xung quanh.
– Bước 5: Tiếp tục đặt báo thức với một chủ đề khác, tăng thời gian nghỉ ngơi lên 10, 15 hoặc 20 phút tùy vào khối lượng công việc làm trước đó.
Thông thường, mình áp dụng Pomodoro để hoàn thành những dự án dài hơi với số lượng chữ lên tới hàng chục ngàn hoặc khi cần tập trung để viết liên tục trong vài giờ đồng hồ như chấp bút sách hoặc biên tập bản thảo.
Phương pháp này giúp mình rèn luyện sự tập trung cao độ, tạo thói quen kỷ luật hiệu quả. Bạn có thể thử áp dụng phương pháp Pomodoro, đừng quên điều chỉnh thời gian viết – nghỉ phù hợp với bản thân nhé.
Quy tắc 2 phút
Công việc viết lách không phải lúc nào cũng là viết những nội dung dài từ vài ngàn cho đến vài chục ngàn từ, mà đó có thể là viết một dòng, một câu ngắn. Chẳng hạn như trả lời một bình luận, duyệt bài của thành viên trong cộng đồng Ngày đẹp trời để viết, duyệt bình luận của độc giả trên duongstory.com,… lúc này, mình chỉ cần vài phút để hoàn thành xong. Đó là lý do mình áp dụng quy tắc 2 phút. Quy tắc này được hiểu: Bất cứ việc nào mà bạn chỉ mất 2 phút để hoàn thành thì làm ngay lập tức.
Ví dụ với 2 phút, bạn làm được các việc sau:
– Trả lời email hoặc tin nhắn từ độc giả/khách hàng
– Trả lời các bình luận trong bài đăng trên mạng xã hội
– Lên lịch nội dung trên các kênh truyền thông (nếu có)
– Kiểm tra các chỉ số quan trọng (lượt truy cập, từ khóa tìm kiếm nhiều nhất,…) trên các nền tảng truyền thông đang có
Mình áp dụng quy tắc này nếu viết nội dung nào đó rất ngắn, không tốn nhiều thời gian nghiên cứu. Tuy nhiên, quy tắc này chỉ áp dụng với các đầu việc nhỏ và áp dụng trong thời gian ngắn, nếu bạn sa đà vào các việc nhỏ thì dễ bị sao nhãng và ảnh hưởng đến việc lớn.
Đọc thêm:
10 lời khuyên từ các tác giả nổi tiếng để viết tốt hơn
2 lỗi viết phổ biến nhất mà mình thường gặp khi làm Writing Mentor
Review công cụ viết lách AI và chấm điểm dựa theo trải nghiệm cá nhân
10+ lỗi viết content website cần sửa ngay để bài viết chất lượng hơn #1
Phương pháp Ivy Lee
Trong buổi chia sẻ với một nhóm giám đốc điều hành doanh nghiệp, nhà tư vấn Ivy Lee đã chia sẻ một phương pháp rất hay và sau này tên ông được đặt cho phương pháp đấy, gọi là Ivy Lee.
Thay vì quản lý danh sách việc cần làm dài dằng dặc mà bạn không thể hy vọng hoàn thành trong một ngày, Phương pháp Ivy Lee giao cho bạn nhiệm vụ ưu tiên 6 việc mà bạn thực sự có thể hy vọng hoàn thành.
Phương pháp Ivy Lee khuyến khích bạn viết 6 đầu việc cần làm vào hôm sau và sắp xếp theo mức độ quan trọng, sau đó làm dần dần. Tương tự vào cuối ngày làm việc kế tiếp bạn cũng viết ra 6 nhiệm vụ và thực hiện vào ngày sau đó.
Mình áp dụng phương pháp này trong viết lách và cảm thấy khá hiệu quả. Mỗi buổi sáng, mình cũng không phải hoang mang lo lắng nên làm gì trước, nên làm gì sau và không cần mất thời gian sắp xếp công việc. Để thực hiện, bạn theo dõi các bước sau:
– Cuối mỗi ngày, viết ra danh sách 6 bài viết cần hoàn thành vào ngày mai (có thể nhiều hoặc ít hơn tùy bạn)
– Sắp xếp thứ tự chủ đề theo mức độ quan trọng
– Tập trung hoàn thành từng bài (làm xong bài đầu tiên thì đến bài thứ 2)
– Lặp lại danh sách này đến ngày hôm sau nếu chưa hoàn thành
Theo mình, hương pháp viết này khá đơn giản, dễ áp dụng; tuy nhiên chỉ phù hợp với giai đoạn không có nhiều công việc phát sinh đột ngột.
Phương pháp AS
Tác giả Atiba Shaikh từng chia sẻ những bí quyết giúp cô hoàn thành công việc suôn sẻ mà không tốn quá nhiều thời gian trên mạng xã hội Quora.
Mình thấy phương pháp này khá hay, chính vì vậy thường xuyên chia sẻ cho học viên. Thực ra tên gọi “phương pháp AS” này do mình tự đặt (viết tắt tên tác giả), nên nếu bạn tìm trên internet sẽ không có tài liệu nào khác.
Bạn cũng có thể áp dụng công thức bên dưới:
– Bước 1: Lên danh sách tất cả những chủ đề muốn viết
– Bước 2: Nếu cảm thấy rối vì quá nhiều chủ đề cần hoàn thành, hãy viết bài quan trọng nhất.
– Bước 3: Nếu tất cả các bài đều quan trọng, hãy viết chủ đề khó nhất.
– Bước 4: Nếu chủ đề khó nhất khiến bạn ngồi mãi vẫn chưa viết ra được chữ nào, thử chia bài thành từng các phần (ví dụ mở bài, thân bài, kết bài) và sau đó hoàn thành lần lượt từng phần.
– Bước 5: Nếu bạn không thể thực hiện các bước 2 đến 4, hãy bắt đầu với chủ đề đơn giản nhất trong danh sách của bạn.
Mình từng áp dụng phương pháp này vào giai đoạn mới bắt đầu luyện viết. Tuy nhiên, sau nhiều năm trở thành người viết chuyên nghiệp, hiện tại phương pháp này không còn phù hợp với mình nữa, bởi vì đa số những chủ đề khó nhằn mà mình được giao thì đều hoàn thành tốt.
Ma trận Eisenhower
Đều đặn suốt nhiều năm nay, mình đều duy trì việc viết hằng ngày trên các nền tảng khác nhau. Vì viết nhiều, nên thỉnh thoảng mình nhận được câu hỏi như là, có bí quyết nào để duy trì kỷ luật và viết nhiều hơn không?
Thực ra mình chẳng có bí quyết gì cả, chỉ là đơn thuần áp dụng một vài phương pháp viết, trong đó có ma trận quản lý thời gian Eisenhower.
Eisenhower giúp mình làm việc hiệu quả hơn bằng cách phân loại công việc dựa trên tiêu chí khẩn cấp và độ quan trọng. Tuy nhiên, mình không áp dụng 100% như trong sách vở mà sẽ tùy chỉnh một chút để phù hợp với chuyên môn hiện tại.
Thường khi viết, mình sẽ phân ra thành các dạng bài:
– Bài viết quan trọng và cần gấp: Mình ưu tiên viết trước, không do dự, không trì hoãn. Ví dụ 10 giờ sáng, khách báo cần có một bài PR báo chí gấp trước 5 giờ chiều, mình sẽ làm ngay.
– Bài viết quan trọng, không cần gấp: Mình sẽ lên lịch viết vào thời gian rảnh. Ví dụ mỗi tuần mình sẽ có một bài mới trên website cá nhân, thì thường mình làm những việc quan trọng và gấp trước, rảnh mới viết bài cho web sau.
– Bài viết không quan trọng, nhưng cần gấp: Mình sẽ nhờ bạn cộng sự hỗ trợ. Chẳng hạn khi cộng đồng Ngày đẹp trời để viết đạt 10.000 thành viên, vì quá bận để đăng bài chúc mừng thì mình phân công nhiệm vụ cho các bạn Admin/Moderator khác viết.
– Bài viết không cần gấp, không quan trọng: Mình không viết trong thời điểm này mà dành thời gian viết trong ngày nghỉ hoặc cuối tuần. Hoặc nếu quá lười mình sẽ không viết nữa.
Mình chỉ áp dụng Eisenhower cho giai đoạn có quá nhiều dự án quan trọng và cần hoàn thành gấp. Nhờ đó đến hiện tại mình tuân thủ tốt deadline mà khách hàng giao và hoàn thành bài vở đúng hạn.
Cuối cùng, những phương pháp viết mình gợi ý chỉ mang tính chất tham khảo, do vậy bạn nên áp dụng linh hoạt chứ không cần quá cứng nhắc. Dù áp dụng quy tắc nào thì bạn đừng quên một vài điều sau để quá trình viết trôi chảy hơn như: không gian làm việc yên tĩnh, tắt thông báo khi không cần thiết và quan trọng là làm việc phải kết hợp giải lao thư giãn nữa nhé.
