Trong suốt nhiều năm làm việc, mình nhận rất nhiều email hỏi về chuyện viết lách. Có những email ấn tượng đến mức đang nằm nghỉ, mình vội bật dậy mở máy tính trả lời ngay. Nhưng cũng có email khiến mình đọc xong chẳng dễ chịu chút nào. Và mình biết, đó không hẳn là lỗi của các bạn. Có thể bạn còn quá nhỏ chưa được học cách viết email, hoặc chỉ vô tình thấy bài đăng của mình mà vội viết khi chưa biết viết thế nào. Chính vì vậy, mình viết bài chia sẻ 7 lỗi viết email phổ biến, để khi gửi thư cho ai đó, bạn có thể tránh.
Bài viết có thể nhắc lại vài tình huống mình từng gặp. Nếu bạn từng gửi email cho mình, biết đâu bạn sẽ thấy mình trong đó, nhưng bạn yên tâm nhé, mình không tiết lộ danh tính của bất kỳ ai. Bởi vì mình chỉ muốn chúng ta học được cách viết sao cho mỗi lá thư gửi đi, người nhận nào cũng đều thấy dễ chịu và muốn hồi âm.
Gửi email thiếu lời chào
Đó là ngày mình biên tập một bản thảo khó, đến 10 giờ tối, đầu óc mình rã rời không thể tiếp nhận thêm bất kỳ thông tin gì nữa. Ngay khi vừa chuẩn bị tắt máy tính, mình nhận được một email chỉ vỏn vẹn vài chữ: “Cần xuất bản sách” mà không có thông tin gì khác. Đọc xong, mình không trả lời. Phải đến ngày hôm sau, khi công việc rảnh rang và tâm trạng dễ chịu đôi chút, mình mới phản hồi.
Trong cuốn sách Viết từ số 0, mình có hướng dẫn cách viết email, trong đó nhấn mạnh một lá thư nên có đầy đủ 3 phần: Mở đầu (chào hỏi), phần nội dung (lý do bạn gửi thư này) và một lời kết (lời chúc hoặc lời nhắn nhủ). Với phần mở đầu, bạn dựa theo vai vế, theo tuổi tác, kinh nghiệm… để chọn lời chào phù hợp. Ví dụ gửi thư cho nhà xuất bản hoặc thư xin việc, mình khuyến khích học viên dùng “Kính gửi…”. Còn trường hợp của mình, khi phản hồi thư độc giả, mình sẽ mở đầu ngắn gọn và gần gũi như “Chào…” hoặc “Thân gửi…”
Một điều mình cũng muốn chia sẻ là, khi viết thư nhờ ai đó, chúng ta nên tránh cách viết ra lệnh, thúc giục. Mình từng nhận một vài email như thế. Có bạn yêu cầu mình phải trả lời vì sao bạn gửi bản thảo đến nhà xuất bản nhưng không được hồi âm. Hoặc có bạn giục mình sớm phản hồi thư bởi vì bạn đang gấp. Và thật lòng, mình không vui khi đọc những lá thư đó.
Viết sai tên người nhận
Một lỗi viết email nữa mà mình thường gặp là viết sai tên người nhận. Bạn học viên của mình từng bị từ chối phỏng vấn vì viết sai tên doanh nghiệp. Thậm chí, mình cũng từng nhận vài lá thư như: “Chào anh Hải Dương” hoặc “Chào bạn Hải Đường”… mặc dù thông tin về mình đã ghi rõ ở trang chủ duongstory.com. Thật ra, mình chẳng thấy có vấn đề gì, thậm chí còn trêu lại một cách vui vẻ. Nhưng nếu trong công việc, viết sai tên người nhận thư chưa hẳn là chuyện vui.
Trong buổi đầu tiên của khóa học viết cơ bản, mình cho học viên thực hành bài tập chỉ ra các từ viết sai (đa phần là tên các doanh nghiệp, thương hiệu nổi tiếng). Gần như 99% học viên đều không làm được. Lý do là một số doanh nghiệp áp dụng kiểu viết hoa ở giữa hoặc có cách viết hoa, viết thường phá cách. Ví dụ “HubSpot” (doanh nghiệp trong lĩnh vực tiếp thị nội dung) bị viết là “Hubspot”, hay “PayPal” (dịch vụ giúp người dùng thanh toán trực tuyến, mua sắm hoặc chuyển – nhận tiền quốc tế) bị viết là “Paypal”.
Sai tên người nhận là một trong những điều cần tránh khi viết email, bởi vì nó thể hiện bạn không tìm hiểu về người nhận thư hoặc tìm hiểu một cách qua loa. Nếu gửi CV cho nhà tuyển dụng với lỗi viết email này, bạn sẽ dễ bị mất điểm. Trường hợp bạn chưa biết viết tên sao cho chính xác, hãy tham khảo website hoặc Fanpage doanh nghiệp nhé. Ngoài ra, bạn đừng quên tính năng gợi ý lỗi chính tả khi soạn email, mình nghĩ sẽ rất cần đấy.
Gửi email quên đính kèm file
Đây không phải là lỗi viết email nghiêm trọng, nhưng cũng là lỗi bạn cần tránh. Khi gửi email kèm hình ảnh, bài mẫu, CV, Portfolio…, bạn nên dừng lại vài giây xem mình đã đính kèm file chưa.
Có một mẹo mình thường bày cho các học viên là cài đặt tính năng hủy thư trên Gmail. Nếu chẳng may vừa bấm nút gửi mà phát hiện quên đính kèm file, bạn có thể bấm hủy. Như vậy, lá thư sẽ quay trở lại bản nháp để bạn tiếp tục chỉnh sửa và người nhận sẽ không nhận được thư đó. Tuy nhiên, tính năng này chỉ cho phép khi bạn nhấn hủy trong thời gian cài đặt trước. Vậy nên, bạn cài tối đa 30 giây để kịp thao tác vì quá thời gian đó, bạn không thể thu hồi thư nữa.
Nhiều khi mình hay lo, sợ gửi thành công nhưng người nhận không thể tải file hoặc tải về file bị lỗi định dạng. Nên đôi khi mình sẽ gửi kèm đường dẫn (link) mở công khai để người nhận có thể xem trong trường hợp cần thiết.
Đọc thêm:
4 liệu pháp viết chữa lành giúp mình trở thành phiên bản tốt hơn
Suy ngẫm về thị trường xuất bản sách: Ai cũng có thể trở thành tác giả
Bỏ túi 10 bài viết mẫu nhiều chủ đề giúp bạn sáng tạo với con chữ (phần 2)
Show don’t tell: Bí kíp biến con chữ khô khan thành những câu văn sống động
Thiếu tiêu đề email
Hơn 5 năm làm nghề, nhận hàng trăm lá thư, lỗi viết email phổ biến mà mình gặp nhiều nhất có lẽ là thiếu tiêu đề. Nhiều bạn viết xong là bấm gửi luôn mà quên mất rằng tiêu đề cũng cần được chăm chút.
Đặt tiêu đề email nghĩa là bạn đặt tên cho một cuộc thảo luận, chủ đề trao đổi là gì. Có tiêu đề, người đọc sẽ biết được nội dung chính của email mà chưa cần phải mở ra đọc ngay lập tức, đồng thời có tiêu đề cũng sẽ giúp bạn dễ dàng tìm lại nội dung cũ.
Thông thường, khi mở chức năng soạn thư, bạn sẽ thấy 3 chỗ trống. Mình lấy ví dụ Gmail cho dễ hiểu nhé.
Trong hình ảnh mình đăng tải có 3 phần:
– “Người nhận”: Đây là nơi bạn nhập email của người nhận thư.
– “Tiêu đề”: Bạn nhập tên email.
– Mục dưới cùng: Bạn nhập nội dung cần trao đổi.
Tiêu đề email nên ngắn gọn, súc tích. Ví dụ, nếu phản hồi cho độc giả, mình sẽ đặt tiêu đề email là “Phản hồi về vấn đề abc” hoặc “Giải đáp thắc mắc về abc của X” (X là tên người gửi). Trường hợp thảo luận với khách hàng về dự án chấp bút sách hoặc gửi cho một đơn vị nào đó, mình sẽ đặt tiêu đề email là “V/v đánh giá bản thảo xyz” trong đó “V/v” nghĩa là “về việc”.
Cho nội dung email vào phần tiêu đề
Có lần, mình nhận được một bức thư dễ thương của bạn học sinh cấp 2 hỏi về việc tìm mua sách Nằm nghe gió thổi sau hè cùng một số cuốn sách làm giàu vốn từ. Thú vị ở chỗ, bạn cho hết nội dung chính vào phần tiêu đề. Khi nhận được lá thư với tiêu đề dài hơn 3 dòng, mình đã bật cười.
Sau đó, mình gửi cho bạn danh sách các đầu sách nên đọc cùng với hướng dẫn viết email. Mình không rõ bạn nhỏ có đọc được không, cũng không biết bây giờ bạn đã cải thiện kỹ năng viết email chưa. Nhưng mình hy vọng bạn nhỏ ấy và bạn – người đang đọc bài viết này, có thể tránh lỗi viết email đó nhé.
Nội dung trình bày lộn xộn
Có một điều mà mình vô cùng tự tin trong viết lách, đó là kỹ năng viết email. Mình nhận được nhiều cơ hội tốt nhờ trình bày email chuyên nghiệp, cũng thường xuyên nhận lời khen ngợi từ khách hàng, đối tác khi trả lời email công việc. Một cách mà mình áp dụng khi viết email đó chính là trình bày nội dung khoa học, gọn gàng, sạch đẹp.
Một lá thư ấn tượng trước hết phải viết đúng chính tả, viết câu có chấm phẩy rõ ràng, viết hoa tên riêng… Đồng thời, với những nội dung quan trọng, bạn nên in đậm hoặc in nghiêng. Bạn cũng cần lưu ý là chỉ chọn thông tin quan trọng để định dạng đậm hoặc nghiêng, tránh in đậm – in nghiêng vô tội vạ khiến cho bức thư rối rắm, khó đọc. Với thông tin hướng dẫn, bạn nên đánh số thứ tự hoặc gạch đầu dòng.
Khi bạn có quá nhiều vấn đề cần thảo luận, hãy đánh số để người nhận biết bạn đang nói về vấn đề nào. Tương tự khi phản hồi lại một email, bạn có nhiều điều cần hỏi thì nên trình bày rõ ràng từng vấn đề, tránh viết một đoạn thật dài với nhiều thông tin lộn xộn. Và với những lá thư có nhiều vấn đề như vậy, đừng quên hỏi người nhận xem thử họ có hiểu những gì bạn trình bày hay không nhé.
Không phân biệt được BCC và CC
Học cách phân biệt BCC và CC khi gửi email, bạn sẽ tự nâng cấp bản thân thành một người viết chuyên nghiệp.
Ngay tại phần soạn thư trên Gmail, bạn sẽ thấy BCC và CC. Đây là tính năng dùng để gửi bản sao email cho nhiều người cùng một lúc, trong đó:
– CC (Carbon Copy) có nghĩa là những người nhận được bản sao của email đều nhìn thấy địa chỉ của nhau. Ví dụ mình thường gửi email cho khách hàng chấp bút (người nhận chính) và CC cho trợ lý của khách hàng để họ nắm được thông tin.
– BCC (Blind Carbon Copy) có nghĩa là những người nhận được bản sao của email không thể nhìn thấy địa chỉ của nhau. Tính năng này được dùng khi bạn muốn gửi email cho nhiều người nhưng không muốn để lộ danh sách người nhận. Ví dụ, có 2 bạn (tạm gọi là Hải và Dương) gửi email hỏi về thông tin và học phí khóa học Biên tập nâng cao. Mình sẽ soạn một email gửi cho Hải và BCC cho bạn Dương. Lý do là vì khi dùng BCC, Dương sẽ không thấy địa chỉ email của Hải, tránh làm lộ thông tin của nhau.
Mình nghĩ, chỉ cần một chút tinh ý khi dùng CC và BCC, bạn đã tránh được những tình huống khó xử không đáng có.
Cảm ơn bạn đã đọc bài viết dài của mình. Thú thật, khi hoàn thành bài tổng hợp lỗi viết email này, mình phân vân không biết nên đăng hay không vì sợ làm loãng nội dung về kỹ thuật viết. Nhưng rồi mình tự nhủ, nếu bài viết này giúp được ai đó viết email tốt hơn một chút, thì đăng cũng chẳng sao.
